ALV op 12 februari 2019. vrijwilligers gezocht!

08 januari 2019


Beste leden,

Op 12 februari 2019 organiseren wij, als bestuur van TV Klaaswaal, onze jaarlijkse algemene ledenvergadering. De vergadering is voor ons een mooi moment om terug te kijken op het afgelopen jaar 2018 en vooruit te kijken naar wat 2019 gaat brengen voor u als lid van TV Klaaswaal. 

Omdat wij het belangrijk vinden contact te hebben met onze leden en graag horen welke ideeën en feedback jullie hebben over datgene dat wij als bestuur doen en hebben gedaan, willen we jullie dan ook van harte uitnodigen aanwezig te zijn op deze vergadering. Naast de gebruikelijke terugblik, toelichting op de financiële resultaten / begroting en vooruitblik op het komende tennisjaar, zal deze vergadering ook in het teken staan van enkele mutaties in het bestuur. 

Margaret heeft aangegeven dat zij, na meer dan 10 jaar als secretaris, op de ALV van 2020 afscheid zal gaan nemen van het bestuur. Uiteraard zijn wij heel blij en dankbaar dat zij deze functie zo’n lange tijd vervuld heeft. Voor volgend jaar zijn wij dus op zoek naar een opvolger die deze taak op zich zou willen nemen.

Verder heeft Annette aangegeven dat zij deze ALV wil stoppen met het penningmeesterschap en bijbehorende bestuursfunctie. Annette heeft deze functie de afgelopen 3 jaar uitstekend ingevuld maar wil zich graag in een andere rol nuttig maken voor de vereniging. Voor Annette zijn we dus op korte termijn op zoek naar een opvolger.

Omdat wij als bestuur vinden dat een vereniging baat heeft bij nieuwe impulsen geven wij bestuursleden de mogelijkheid om zijn / haar functie ter beschikking stellen aan de leden. Anders dan bovenstaande functies is dit niet omdat het lid er perse mee wil stoppen maar om andere leden de kans te geven ook deze positie te bekleden. Mick heeft aangegeven deze ALV  gebruik te willen maken van deze mogelijkheid. Indien u interesse heeft in zijn positie als bestuurslid en voorzitter van de onderhoudscommissie dan kunt u dit tijdens de aankomende ALV kenbaar maken.

Zoals vorig jaar aangegeven zal Robbert tijdens deze ALV afscheid nemen van het bestuur als voorzitter wedstrijdzaken. Zijn functie in het bestuur zal worden overgenomen door Hennie die de nieuwe voorzitter van de wedstrijdcommissie is. Haar bestuursfunctie als ledenadministrateur zal komen te vervallen. 

Zoals u ziet doen we een beroep op u als lid om de vacante posities op te vullen. Het zou heel mooi zijn als wij tijdens de komende ALV al leden mogen begroeten die zich binnen het bestuur willen inzetten voor onze mooie vereniging. Naast genoemde bestuursfuncties zijn er ook commissies welke leden zoeken. In de onderstaande bijlage vindt u een overzicht van alle vacante posities en een korte omschrijving van de werkzaamheden.

Naast alle genoemde punten zijn er ook enkele verrassingen op deze avond. De stukken en notulen van de vorige ALV ontvangt u uiterlijk 30 januari van de secretaris. Wij hopen op een grote opkomst tijdens de ALV en een succesvol en sportief 2019!

Met vriendelijke groet,

Bestuur TV Klaaswaal

-------------------------------------------------------------------------------------------

Bijlage vacante bestuursfuncties en commissieleden

Penningmeester (bestuur)
Verantwoordelijk voor de financiële zaken binnen de vereniging. Vormt samen met de voorzitter en secretaris het dagelijks bestuur.

  1. eerst verantwoordelijke voor het financiële beleid en beheer van de vereniging
  2. int de contributie
  3. is verantwoordelijk voor financiële vraagstukken en afspraken van het bestuur en de commissies
  4. int de advertentieopbrengsten
  5. betaalt de rekeningen
  6. beheert bank- en girorekeningen
  7. int boetes binnen de vereniging
  8. betaalt boetes aan externe partijen (bijv. de gemeente, de KNLTB, etc.)
  9. stelt een jaarlijkse begroting op en controleert deze
  10. beoordeelt de financiële situatie en maakt een financieel jaarverslag
  11. beoordeelt in overleg met het bestuur ad-hoc aanvragen voor geld
  12. stelt in overleg met het bestuur het budget vast voor commissies en maakt afspraken over de verantwoording
  13. pleegt overleg met de kascontrole commissie
 
Heb je interesse om deze bestuursfunctie te vervullen of wil je meer informatie hierover? Meld je dan bij Annette of een ander bestuurslid. Uiteraard kan dit ook op de ALV.

Secretaris (bestuur)
Zorgt voor een efficiënt lopend secretariaat. Vormt samen met de voorzitter en penningmeester het dagelijks bestuur.

  1. neemt deel aan bestuursvergaderingen, notuleert en verzorgt de actiepuntenlijst
  2. verspreidt de notulen en de actielijst onder de deelnemers aan vergaderingen
  3. verzamelt centraal de notulen van overige commissies
  4. houdt een archief bij en ziet toe op de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar
  5. stelt in overleg met de voorzitter de agenda vast en verstuurt de uitnodigingen voor vergaderingen
  6. ontvangt correspondentie en zorgt ervoor dat deze bij de betreffende functionaris(sen) komt
  7. geeft mutaties in de verenigingsgegevens door aan de KNLTB
  8. verzorgt de administratie en correspondentie van het bestuur
  9. is het eerste aanspreekpunt voor de vereniging voor externen (KNLTB, gemeente, andere verenigingen)
 
Heb je interesse om deze bestuursfunctie te vervullen of wil je meer informatie hierover? Meld je dan bij Margaret of een ander bestuurslid. Uiteraard kan dit ook op de ALV.

Voorzitter onderhoudscommissie (bestuur)
Vertegenwoordigt de onderhoudscommissie en is actief bezig met het  onderhouden en beheren van het tennispark, exclusief de banen.

  1. vertegenwoordigt de OC binnen het verenigingsbestuur
  2. actief bezig met het onderhoud en beheer van park en gebouwen
  3. coördineert en evalueert het accommodatiebeleid
  4. bewaakt het budget
  5. draagt na beste weten en kunnen zorg voor de naleving van de wet- en regelgeving met betrekking tot accommodatie zaken
  6. onderhoudt het contact met derden over accommodatie zaken
  7. stelt een jaarplan op voor het onderhoud en draagt zorg voor de uitvoering
  8. geeft wensen/problemen vanuit de OC aan richting het bestuur en koppelt dit terug aan de OC leden
  9. zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur en de OC
 
Heb je interesse om deze bestuursfunctie te vervullen of wil je meer informatie? Meld je dan bij Mick of een ander bestuurslid. Uiteraard kan dit ook op de ALV.

Lid wedstrijdcommissie
Zoals aangekondigd is een groot deel van de wedstrijdcommissie na het afgelopen 40 plus toernooi gestopt. Inmiddels heeft Hennie van Egmond zich als nieuwe voorzitter van deze commissie gemeld en blijft ook Marco Heemskerk in de commissie. Echter heeft ook deze commissie meerdere leden nodig tijdens het organiseren van 3 toernooien in het tennisjaar. Lijkt je het dus leuk om een bijdrage te leveren aan 1 van de belangrijkste onderdelen van onze vereniging of wil je meer weten over weten over deze commissie meld je dan zo snel mogelijk bij Hennie of een ander lid van het bestuur!

Lid activiteitencommissie
Voor de activiteitencommissie zijn wij op zoek naar leden die Elise en Marco willen helpen bij het organiseren van activiteiten binnen de vereniging. Denk hierbij aan de feestavonden tijdens toernooien, winteractiviteiten zoals de quizavonden en het bedenken en organiseren van tennis gerelateerde activiteiten gedurende het seizoen. Lijkt je het leuk om een bijdrage te leveren aan deze commissie? Meld je dan bij Elise, Marco of een ander bestuurslid!

Lid jeugd (werkgroep / commissie) 
Binnen onze vereniging hebben we al enkele jaren geen vaste jeugdcommissie. Ondanks dat er wel het succesvolle ouder- / kind toenooi wordt georganiseerd hebben we hiernaast geen actieve groep leden die zich onder andere bezig houdt met het werven en organiseren van evenementen voor jeugdleden. Dit vinden wij als bestuur erg jammer. Daarom willen we nogmaals een oproep doen om een groep enthousiaste leden te vinden welke het leuk vinden om deze commissie een nieuwe leven in te blazen. Lijkt het je interessant om hier over mee te denken? Meld je dan aan bij het bestuur of tijdens de ALV!

Lid sponsorcommissie
Naast de jeugdcommissie is er bij de vereniging ook behoefte aan één of meerdere leden die zich bezig willen houden met het onderhouden van bestaande sponsoren en het benaderen van potentiele nieuwe sponsoren. Wil je deze rol vervullen binnen deze vereniging? Meld je dan bij het bestuur of tijdens de ALV!

Vragen?

logo

E-mail

[email protected]

Telefoon

0186 571 112

Address

Molendijk 51
3286 BG Klaaswaal